Onnistunut tapahtumamarkkinointi – Ota mallia näistä tapahtumista

Monet suomalaiset suurtapahtumat, kuten Ruisrock ja Slush, myyvät tunnettuutensa ansiosta suuren määrän lippuja vuosittain. Näitä tavoitteita ei kuitenkaan saavutettaisi ilman onnistunutta tapahtumamarkkinointia.

Tapahtumien on kehitettävä jatkuvasti lisää kiinnostavia elementtejä, myös uuden yleisön tavoittamiseksi. Niiden tulee jatkuvasti kehittää toimintaansa asiakkaidensa toiveiden ja palautteiden perusteella.

Suomessa järjestetään vuosittain tuhansia tapahtumia ja tässä artikkelissa kerromme vinkkejä tapahtuman tavoitteiden asettamiseen, markkinoinnin suunnitteluun sekä sosiaalisen median hyödyntämiseen.

Mitä on tapahtumamarkkinointi?

Tapahtumamarkkinointi on markkinointistrategia, jossa organisaatiot luovat ja järjestävät tapahtumia tavoitteenaan edistää brändiä, tuotetta tai palvelua. Tapahtumat voivat olla fyysisiä tai virtuaalisia ja niiden tarkoituksena on luoda vuorovaikutusta kohderyhmän kanssa, rakentaa suhteita asiakkaisiin ja lisätä tietoisuutta.

Kohderyhmä saa tapahtumamarkkinoinnin avulla inspiroivaa, ajankohtaista ja kiinnostavaa tietoa ennen tapahtuman ajankohtaa sekä tapahtuma-aikana. Tapahtumaa varten on lisättävä tietoisuutta kohderyhmän keskuudessa. Markkinointi on kohdennettava uusille ja potentiaalisille kohderyhmille sekä tapahtumaan aiemmin osallistuneille.

Tapahtumamarkkinointi lähtee liikkeelle strategian suunnittelusta ja tapahtuman tarkoituksesta: Miksi tapahtuma pidetään, mikä on tapahtuman kohderyhmä sekä missä, milloin ja miten tapahtuma järjestetään?

Aseta tavoitteet, jotka tapahtumamarkkinointi pyrkii saavuttamaan

Suunnittelun ja tarkoituksen ollessa selvillä, on aika määrittää koko tapahtuman tavoitteet. Ne voidaan jakaa määrällisiin eli mitattaviin tavoitteisiin, sekä laadullisiin eli merkitystä tuoviin tavoitteisiin.

Määrälliset tavoitteet

Määrällisillä tavoitteilla viitataan konkreettisiin, mitattavissa oleviin tavoitteisiin, joita organisaatio tai henkilö asettaa ja pyrkii saavuttamaan tietyssä ajassa. Ne perustuvat numeraalisiin arvoihin ja ovat selkeästi määritelty, mikä tekee niiden saavuttamisen seurannasta ja arvioinnista suoraviivaista.

Voit asettaa seuraavia tapahtuman tulokseen ja onnistumiseen vaikuttavia tavoitteita, jotka johdetaan usein suoraan yrityksen liiketoimintastrategiasta:

• osallistujamäärä
• myydyt liput ja lipputulot
• seuraajamäärä ja sitoutuminen somessa
• vertailu edelliseen tapahtumaan
• sähköpostimarkkinoinnin tehokkuus, esim. avausprosentti
• sponsorien tai sponsoritulojen määrä
• ROI (return of investment)
• oheismyynti ja tapahtumamyynti

Analysoimalla tavoitteita ja niistä kerättyä dataa, voidaan selvittää ostokäyttäytymistä, kuten suosituimmat tuotteet ja lipputyypit. Kerätyn tiedon perusteella tapahtumamarkkinoinnissa voidaan tehdä toimenpiteitä ja korjausliikkeitä, jos suoritus ei vastaa odotuksia.

Laadulliset tavoitteet

Laadulliset tavoitteet puolestaan keskittyvät ei-numeraalisiin arvoihin ja pyrkivät parantamaan esimerkiksi prosessien laatua, asiakaskokemusta tai organisaation kulttuuria. Laadulliset tavoitteet ovat usein subjektiivisempia ja niiden saavutusta arvioidaan havainnoinnin ja kokemusten perusteella.

Laadulliset tavoitteet ovat tärkeitä tapahtuman menestyksen kannalta, sillä ne luovat arvoa juuri osallistujille. Laadullisten tavoitteiden toteutuessa, osallistujien uskollisuus kasvaa ja tapahtuma menestyy myös tulevaisuudessa. Näitä tavoitteita ovat esimerkiksi:

• brändin tunnettuuden lisääminen
• unohtumattoman kokemuksen tarjoaminen asiakkaalle
• tietoisuuden levittäminen
• asiakastyytyväisyys
• laadukkaan tai opettavaisen sisällön tuottaminen
• verkostoitumismahdollisuudet
• varojen kerääminen hyvään tarkoitukseen

Luo markkinointisuunnitelma ja kehitä brändi tapahtumalle

Markkinointisuunnitelmaa luodessa on ensin mietittävä, kenelle markkinoidaan. Markkinointikampanja voidaan kohdentaa esimerkiksi demografisten tietojen, kiinnostuksen kohteiden ja ostokäyttäytymisen perusteella.

Kilpailijoiden ja samankaltaisten tapahtumien vertailu auttaa kilpailija-analyysin tekemisessä. Analysoimalla muiden tapahtumien onnistumisia ja parannuskohteita, voidaan toteuttaa vielä onnistuneempi tapahtuma.

Jos tapahtuma on uusi tai muuttanut muotoaan aiemmasta, on aika luoda tapahtumaa tukeva brändi-identiteetti. Menestyvä tapahtuma on helposti tunnistettava ja myös näyttää houkuttelevalta.

Lue lisää merkityksellisen brändin rakentamisesta.

Markkinointikanavat on hyvä valita tapahtuman kohderyhmän mukaisesti. Kun löydät kohderyhmän kannalta oikeat kanavat, voit määrittää, mihin kanaviin lähdetään panostamaan. Digitaalinen markkinointi, kuten sosiaalisen median mainonta, sähköpostimarkkinointi, hakukoneoptimointi, PR ja ennakkotapahtumat, ovat keinoja markkinoida niin pientä kuin suurtakin tapahtumaa.

Lopuksi määritellään markkinointitoimenpiteiden budjetti ja aikataulu. Tapahtumatuotanto on usein hektistä ja aikataulut saattavat muuttua nopeastikin. Tästä syystä suunnitelman seuranta ja kampanjoiden mittaaminen auttavat tekemään korjaustoimenpiteitä.

Sosiaalisen median hyödyntäminen ennen tapahtumaa ja tapahtuman aikana

Lipun oston yhteydessä voidaan heti kannustaa asiakasta seuraamaan tapahtuman sosiaalisen median kanavia. Sosiaalinen media on loistava kanava nopeaan reagointiin sekä ajankohtaisten asioiden ilmoittamiseen. Muutokset ohjelmassa, sekä tapahtuman aikana tapahtuva viestintä, ovat helppo toteuttaa somekanavissa.

Sosiaalisen median maksettu mainonta

Sosiaalisen median alustoilla toteutetut mainoskampanjat ovat digitaalisen markkinoinnin keskeinen osa, joka tarjoaa yrityksille ja brändeille mahdollisuuden tavoittaa kohdennetusti laajempaa yleisöä.

Sosiaalisessa mediassa maksettu mainonta tavoittaa nopeasti paljon ihmisiä ja mainontaa voidaan rajata tehokkaasti kohderyhmän mukaisesti. Maksettua mainontaa ja orgaanista sisältöä sekä niiden toimivuutta, voidaan seurata helposti analytiikkatyökalujen avulla.

Lue lisää millaisia kohderyhmiä voit tavoittaa Facebook-mainonnalla.

Näin voit hyödyntää sosiaalista mediaa tapahtumamarkkinoinnissa

Valitse tapahtuman kannalta sopivat kanavat ja tuota niihin sopivaa sisältöä. Seuraavat kuusi vaihetta sopivat kaiken kokoisien tapahtumien somemarkkinointiin.

1. Tapahtumasivun luominen: Jos kohdeyleisö käyttää somea, oma sosiaalisen median tili kannattaa sisällyttää osaksi tapahtumamarkkinointia. Tapahtumasivun tai ryhmän luominen esimerkiksi Facebookissa tai Linkedinissä, tarjoaa käyttäjille mahdollisuuden ilmoittaa osallistumisesta tapahtumaan.
2. Luo tapahtumalle hashtag: Tämä auttaa keskustelun seuraamista ja lisää näkyvyyttä mediassa. Rohkaise omissa julkaisuissa ja viestinnässä ihmisiä käyttämään tapahtuman hashtagia. Tapahtumassa vierailevat jakavat omia julkaisuja nopeasti tapahtuman jälkeen.
3. Sosiaalinen media mahdollistaa tehokkaan ennakkomarkkinoinnin: Tapahtuman ohjelmasta houkuttelevasti puhuminen, sekä kuvien ja videoiden jakaminen lisää potentiaalisia ostajia. Se myös sitouttaa jo tapahtumaan lipun ostaneet seuraamaan tulevaa sisältöä sekä ostamaan mahdollisia lisäpalveluita.
4. Livestream – ennen tapahtumaa tai tapahtuman aikana: Q&A eli yleisiin kysymyksiin vastaaminen livessä, tarjoaa asiakkaille matalan kynnyksen kysyä heitä askarruttavia kysymyksiä. Itse tapahtumassa liven pitäminen, on myös hyvä keino tavoittaa ihmisiä, jotka eivät päässeet paikan päälle. Tämä saattaa houkutella heitä osallistumaan tapahtumaan seuraavalla kerralla.
5. Lisää somen interaktiivisuutta: Arvontojen, kilpailujen, kyselyiden ja äänestyksien luominen ovat tehokkaita tapoja lisätä sometilien sitoutuneisuutta. Kysymällä kohdeyleisön mielipidettä, ymmärrät paremmin, mitä asiakkaasi oikeasti haluavat.
6. Ole vuorovaikutuksessa muiden kanssa: Esimerkiksi muiden vastaavien tapahtumien julkaisuihin kommentointi tai tapahtumaan liittyvien aihepiirien kommentointi osoittaa kiinnostusta ja aktiivisuutta. Lisäät näin näkyvyyttä ja keräät luottamusta.

Suomen parhaat tapahtumat – mitä niistä voidaan oppia?

Tapahtuma voi olla kaikkea musiikkifestivaalista pop up -kirpputoriin. Tapahtuman koolla ei ole merkitystä sen onnistumisen kannalta – onnistunut markkinointi johtaa yleensä menestyneeseen tapahtumaan.

Kuva: Julius Konttinen, Slush.

Slush saa osallistujat suunnittelemaan etukäteen

Slush on yksi Euroopan suurimmista startup- ja teknologiatapahtumista, joka houkuttelee vuosittain tuhansia osallistujia ympäri maailmaa. Tapahtuman on kehuttu olevan inspiroiva, nopeatempoinen sekä monipuolisesti hyvä verkostoitumistilaisuus.

Slush luo innostusta yrittäjyyden ja teknologian ympärille, tarjoten korkealaatuisia puhujia, kuten vuonna 2023 Suomen entinen pääministeri Sanna Marin ja Supercellin toimitusjohtaja Ilkka Paananen.

Slush on loistava paikka markkinoida yritystä tai startupia sijoittajille. Pitchauskilpailu ja messuosaston näyttävä somistaminen, ovat keinoja herättää asiakkaiden ja sijoittajien mielenkiinto. Verkostoitumista varten Slushissa on kuitenkin oltava suunnitelma: tapaamisia kannattaa sopia jo etukäteen, eikä ainoastaan vasta paikan päällä.

Jos järjestät verkostoitumistapahtumaa tai yritystapahtumaa, laadulla on merkitystä. Tapahtumasta saa kaiken hyödyn irti, kun ennakkoon on suunniteltu tarkkaan, mitä tapahtuman aikana tapahtuu. Kuinka paljon aikaa kuluu tapahtuman eri ohjelmanumeroihin ja mikä on tärkein anti tapahtuman kävijöille?

Kuva: Riikka Vaahtera, Ruisrock.

Ruisrock – festivaali, joka ymmärtää sosiaalisen median voiman

Yksi Suomen vanhimmista ja suosituimmista festivaaleista järjestetään vuosittain Turun Ruissalossa. Upea sijainti, monipuoliset esiintyjät sekä käsinkosketeltava tunnelma, takaavat menestyneen tapahtuman. Ruisrockia on kritisoitu rock-henkisen musiikin puutteestaan, mutta hyvän tapahtuman on muututtava ajan kuluessa.

Vuoden 2024 artistikattaukseen on kiinnitetty lastenmusiikistaan tunnettu Fröbelin Palikat. Toive esiintyjästä lähti viraaliksi TikTokissa. Ruisrock otti asiakkaidensa toiveet huomioon ja ansaitsi toiminnallaan mediassa paljon näkyvyyttä.

Sosiaalisen median voima näkyi myös vuonna 2023, kun suomiräppäri Ibe ilmoitti vetävänsä vuodessa vain yhden keikan, jos saa palkkioksi 50 000 €. Ruisrock tarttui tähän tilaisuuteen ja kiinnitti artistin vuoden ainoalle keikalleen. Tapaus ansaitsi paljon näkyvyyttä eri medioissa ja Ibe olikin yksi festivaalien odotetuimmista artisteista.

Ruisrockin vahvuus on nimenomaan yleisön kuunteleminen ja somen hyödyntäminen. Varsinkin festareilla juuri esiintyjät luovat onnistuneen tapahtuman, joten näiden budjetti on tärkeää suunnitella hyvin tarkkaan.

Tapahtumamarkkinointi lisää myyntiä

Vaikka et olisi järjestämässä Slushin tai Ruisrockin kokoista tapahtumaa, voit ottaa niistä mallia. Ennakkosuunnittelu ja laatikon ulkopuolelta ajattelu ovat tärkeitä, jotta asiakkaat haluavat osallistua juuri sinun tapahtumaasi. Tavallisuudesta poikkeavat esiintyjät tai puhujat voivat herättää kohderyhmäsi huomion. Korkeatasoisten esiintyjien voima on valtava, ja heidät kannattaa sitouttaa tapahtumasta viestimiseen. Kun esiintyjä viestii omissa kanavissaan osallistumisesta, tavoittaa hän täysin uusia kähderyhmiä.

Hyödynnä sosiaalista mediaa keskustelualustana. Sen lisäksi, että toteutat tapahtumamarkkinoinnin toimenpiteitä somessa, kuuntele sen käyttäjiä. UGC eli user generated content -sisältöä tekevät sisällöntuottajat, ovat usein helposti lähestyttäviä asiakkaiden näkökulmasta.

Lue lisää muista markkinoinnin ratkaisuista, joista voi löytyä uusia ja yllättäviä tapoja tapahtumamarkkinoinnissa onnistumiseen.

‍